Améliorer ses performances et optimiser ses process impliquent généralement la recherche des méthodes et outils innovants pour éviter les tâches chronophages qui n’ont pas de valeur ajoutée. Gagner du temps, réduire les coûts, optimiser les workflows, supprimer les
étapes inutiles d’un process de production, tels sont les enjeux du Lean Six Sigma et le secteur digital n’échappent pas à ce concept. Une multitude d’outils voit dailleurs le jour pour booster la productivité des start-up : inutile de présenter Google DriveTrello ou encore Slack (qui a dépassé 4 millions d’utilisateurs actifs journaliers cette année). Chez Wopata, nous mettons un point d’honneur à tester régulièrement les nouvelles solutions qui visent à améliorer les performances des équipes administratives, marketing, vente et production. Nous en avons mis des dizaines sur notre banc d’essai et voici le top 5 de ceux qui ont réellement boosté notre productivité cette année.

1. Finexkap, pour en finir avec les impayés et réduire les délais de paiement

En France, les taux d’impayés avoisinnent les 9% en entreprise. Le temps passé à relancer les clients étourdis en retard de paiement impacte notre quotidien. C’est une tâche délicate et évitable surtout lorsque l’on constate que 90% des clients sont finalement solvables. Nous avons également besoin de réduire certains délais de paiement pour équilbrer la trésorerie. S’équiper d’une solution d’affacturage est donc primordial mais choisir la meilleure n’est pas chose aisée.

Chez Wopata, nous avons adopté Finexkap en janvier 2015. Cette solution de trésorerie innovante est très flexible car aucun engagement de durée ou de volume n’est exigé pour utiliser ce service de cession de facture. Sa simplicité d’usage défie les solutions d’affacturage existantes puisque tout se fait en ligne avec un process très intuitif. Il suffit de 2 minutes pour demander un financement et de 48h pour recevoir les fonds. Après la cession de la facture, la relance client est entièrement prise en charge par notre interlocuteur Finexkap dédié. Un réel avantage qui nous a permi de nous concentrer sur notre coeur de métier plutôt que de passer du temps à gérer les problèmes de trésorerie et les retards de paiement des clients. Après 2 ans d’utilisation : des dizaines de demandes et un seul refus constaté ! Il y a en effet quelques conditions à respecter : les clients doivent se situer en France, la date d’échéance de la facture ne doit pas être dépassée, la prestation facturée doit être livrée et votre entreprise doit être une structure juridique commerciale de droit privé.

2. Conclure un contrat en 48h avec Docusign

Administratif rime bien souvent avec paperasse et process interminable. De l’envoi d’une première version de document jusqu’à sa signature finale par les deux parties, il peut parfois se passer plusieurs semaines.

Chez Wopata nous avons réduit ce délai à 48h en moyenne grâce à Docusign, un outil qui permet aux entreprises de gagner un temps précieux en simplifiant les processus de validation, d’approbation et de signature de documents. Cette plateforme en ligne nous a permis de passer du papier (et donc de tâches manuelles) à la dématérialisation complète de nos contrats, procès verbaux et tout autre document à valeur légale, de manière sécurisée dans le cloud. Très pratique, le service est accessible sur tous les devices (desktop, tablette, smartphone). Pour toutes les entreprises qui souhaitent conclure des affaires plus rapidement, Docusign est l’outil adapté. Et pour toutes celles qui souhaitent intégrer la signature électronique à leur propore workflow, une API est disponible et facilement intégrable.

3. Hubspot : le CRM Sales & Marketing 8 en 1

Bien choisir notre solution Sales et Marketing a sans doute été la tâche la plus délicate car elle devait répondre à plusieurs de nos enjeux : être adaptée à notre secteur d’activité technique et à notre cible BtoB ; apporter de nouvelles fonctionnalités par rapport à notre logiciel CRM précédent ; intégrer des workflows de prospection et de nurturing ; et réduire le nombre d’outils marketing que nous utilisions auparavant. Difficile de faire un choix innovant et efficient parmi les centaines d’outils qui existent.

Après un benchmark approfondi, nous avons intégré Hubspot à notre stratégie, leur vision de la relation client et du marketing étant adaptée à la nôtre. Hubspot part du constat que le marketing traditionnel est mort, qu’il doit indéniablement s’orienter vers une stratégie d’attraction du prospect par un contenu qualitatif et utile à sa prise de décision. 

Dans la pratique, la solution Hubspot regroupe une multitude d’outils nécessaires pour attirer des prospects, convertir des leads et conclure des ventes. L’inbound marketing (marketing entrant) est placé au centre de l’outil. C’est le gros avantage du service puisque tout est regroupé en un seul et même endroit : création et administration du site internet, conception de landing pages, animation du blog, gestion et monitoring des réseaux sociaux, optimisation du référencement, envoi d’emailings, planification du marketing automation, gestion des rapports analytiques, CRM clients, les fonctionnalités sont très nombreuses. Chez Wopata, nous l’avons qualifié de « 8 en 1 » puisqu’il remplace 8 des solutions que nous utilisions auparavant : WordPress, Unbounce, Mailchimp, Buffer, Botify, Google Analytics, Mixpanel et Base.

4. Spendesk, ou comment gérer les achats internes

Un chef de projets a besoin d’un nouveau chargeur, un graphiste doit acheter une image HD en ligne, il n’y a plus de papier dans l’imprimante, un nouvel employé a besoin d’une licence logicielle… Au quotidien, gérer les demandes d’achats divers peut rapidement devenir chronophage, surtout pour une PME telle que Wopata qui ne dispose pas d’un service dédié aux achats internes.

Spendesk répond à cette problématique avec ingéniosité puisque son service en ligne permet de créer des cartes de paiement virtuelles pour gérer les dépenses professionnelles des collaborateurs. C’est un vrai gain de temps pour l’organisation de l’entreprise. Les équipes ne sont plus bloquées lorsqu’elles ont besoin de faire un achat en ligne et les dirigeants ne sont plus dérangés à chaque fois qu’il doivent prêter la carte bancaire de la société. Le service permet également d’optimiser les dépenses en définissant des plafonds mensuels par équipe et par personne et de valider en un clic les demandes d’achat. Plus besoin de faire la chasse aux justificatifs et factures : le collaborateur qui effectue un achat est automatiquement notifiée d’ajouter la facture associée.

5. L’interconnexion de tous vos outils avec Zapier

Ce dernier outil est sans doute l’un des plus pratiques. Zapier permet de connecter plus de 750 applications web entre elles et simplifie considérablement nos workflows internes pour gagner en productivité. En quelques clics, il est possible d’automatiser un nombre incalculable d’actions qui relient plusieurs applications entres elles.

Capture d’écran 2017-01-06 à 14.22.28.png Nous l’utilisons notamment dans cet exemple pour relier 3 applications entre elles. Dès lors qu’un prospect complète notre formulaire Typeform de demande de devis, la création du contact est automatiquement effectuée sur notre CRM Sales Hubspot avec tous les champs qu’il a renseigné (nom, prénom, e-mail, type de besoin…) et une mention est instantanément publiée sur notre channel Slack dédié pour avertir l’équipe commerciale qu’une proposition doit être rédigée. Une automation très utile pour un gain de temps considérable !

 

Dans cet autre exemple, Zapier nous permet de créer automatiquement la fiche d’un prospect sur le CRM Sales Hubspot dès qu’un profil Linkedin rentre dans notre cible en utilisant l’extension Hunter.io (qui permet d’obtenir l’email d’une personne à partir du nom de domaine de sa société ou de son profil Linkedin) Capture d’écran 2017-01-06 à 14.53.00.png

Les possibilités sont très nombreuses. Le point fort de Zapier est dailleurs de proposer de nouvelles interconnexions chaque semaine et de répondre rapidement aux suggestions de leurs utilisateurs. Le service fonctionne notamment grâce à l’exploitation des API mises à dispositions par les applications.